Damit wir direkt loslegen können, haben wir Ihnen im ersten Schritt bereits unseren Beispielmandanten BKR AG und die dazugehörige Gesellschaft SAP R3 Test vorbereitet.

Wählen Sie den Mandanten aus, indem Sie irgendwo auf den Reiter des Mandanten klicken. Unterhalb des Mandanten können Sie verschiedene Gesellschaften anlegen, indem Sie den Button "Gesellschaft anlegen" verwenden. 

Um die gewünschte Gesellschaft auszuwählen, klicken Sie den entsprechenden Reiter an. Unterhalb der gewählten Gesellschaft lassen sich neue Aufträge erstellen, indem Sie den Button 'Auftrag anlegen' verwenden. 

In unserem Beispiel trägt der Auftrag den Namen 'SAP R3 Test'. Über das Bleistift-Symbol können Sie sämtliche Daten bearbeiten. Um den Auftrag auszuwählen, klicken Sie ebenfalls auf den Reiter des gewünschten Auftrags. Über das Bleistift-Symbol können Sie die Auftragsdaten bearbeiten, während der Papierkorb-Button das Löschen des Auftrags ermöglicht. 

Nach Auswahl des Auftrags können Sie die Auftragsdaten nochmals überprüfen. Um zum nächsten Schritt fortzufahren, verwenden Sie die Schaltfläche 'Daten bereitstellen'.

Im zweiten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie die aus Ihrem ERP-System exportierten Daten hochladen. Während des gesamten Prozesses begleitet Sie unsere Zeitleiste am oberen Bildschirmrand. Wie Sie sehen, befinden wir uns in der Phase „Daten bereitstellen“. In unserer Importmaske haben Sie die Möglichkeit, sich die Details der Bestellung noch einmal anzusehen.
Als neuer Benutzer wissen wir natürlich nicht, welche Daten aus unserem SAP Export wir in ALYSEON importieren müssen. Deshalb klicken wir auf den Reiter „Soll-Dateien“.

Nun vergleichen wir die Exportdaten mit den Zielfiles. Zusätzlich erhalten Sie die Information, welche Felder in den jeweiligen Tabellen benötigt werden, so dass Sie die Exportdateien noch einmal gegenchecken können. Um die Dateien hochzuladen, wählen Sie diese über den Button „Dateien suchen“ aus oder ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop in das blaue Feld. Klicken Sie anschließend auf den Button „Dateien hochladen“.

Nachdem die Daten hochgeladen wurden, müssen sie im dritten Schritt mit den oben angegebenen Soll-Dateien verglichen werden. Wenn neben den Namen der GOBD- und SuSa-Dateien ein grüner Haken erscheint, können alle Dateien in ALYSEON eingelesen werden. Um fortzufahren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten importieren“.

Der Datenimport war erfolgreich! Jetzt werden alle Daten validiert. Wir müssen daher auf unsere Startseite zurückkehren und werden durch eine Benachrichtigung informiert, sobald wir fortfahren können. 
Während des Ladevorgangs können Sie ohne Bedenken an anderen Aufgaben weiterarbeiten.

Der Ladevorgang ist nun beendet. Es erscheint eine Meldung am Glockensymbol. Klicken Sie darauf und Sie werden zum vierten Schritt weitergeleitet. Wie Sie an der Zeitleiste erkennen können, sind Sie nun beim Schritt „Daten einlesen“ angelangt. Hier müssen Sie die Quellspaltenzuordnung der KI überprüfen. Wenn neben einem Dateinamen ein rotes X erscheint, müssen Sie hier die Zuordnung manuell anpassen. 

Klicken Sie auf die Datei und alle Ziel- und Quellspalten werden geöffnet. Die Quellspalten, die einen Umlaut enthalten, wurden nicht ausgewählt, daher müssen diese manuell ausgewählt und bestätigt werden.
Wenn nun alle Quellspalten den Zielspalten korrekt zugeordnet sind, klicken Sie auf „Speichern“ und kehren zum Startbildschirm zurück. Sie werden nun wieder über den nächsten Schritt informiert. Während des Ladevorgangs können Sie problemlos an anderen Aufgaben weiterarbeiten.
 

Der Ladevorgang ist nun beendet. Es erscheint wieder eine Meldung am Glockensymbol. Sie befinden sich nun im fünften Schritt. In der Datenvollständigkeit wird als erstes geprüft, ob alle zu prüfenden Monate im Buchhaltungsstoff enthalten sind. ALYSEON zeigt Ihnen die Gesamtheit der Daten und teilt Ihnen mit, ob und wie viele Daten aggregiert sind, außerdem werden leere Zeilen und Überschriften, die nicht benötigt werden, entfernt.  Außerdem zeigt Ihnen ALYSEON die Anzahl der EB-Werte (Eröffnungsbilanzwerte). 

Schließlich zeigt Ihnen ALYSEON , dass die Soll- und Habenbuchungen sich auf 0 summieren und somit konsistent sind. Sie können das Ganze auch als CSV-Datei exportieren. Bestätigen Sie nun die Vollständigkeit der Daten mit dem Button „Weiter“.
 

Der sechste Schritt ist die „Datenvalidierung“, die letzte Kontrolle, bevor das Kontenmapping durchgeführt wird. Hier werden die Buchungen der jeweiligen Konten mit der hochgeladenen Summen- und Saldenliste verglichen. Sobald Differenzen auftreten, weist ALYSEON Sie darauf hin. ALYSEON aggregiert die Buchungen pro Konto und dieser Wert wird mit der Summen- und Saldenliste verglichen. 

Diese können Sie nun einzeln überprüfen. Entweder direkt hier oder Sie laden die CSV-Datei herunter. Die Differenzen in unserem Beispiel kommen daher, dass im Beispiel nur ein Teil-Datensatz (Monat 1-5) importiert wurde und die SuSA das gesamte Geschäftsjahr abdeckt. Wir können nun den Import zurücksetzen und die Daten nochmals komplett überprüfen oder wir akzeptieren die Differenzen und fahren fort.
 

Der siebte und letzte Schritt ist das Kontomapping. Dieses haben wir integriert, um alle Auswertungen sowie Bilanz und GuV korrekt in ALYSEON  abbilden zu können. Im Moment noch manuell, aber wir arbeiten daran dies mit Hilfe von KI zu automatisieren. 
Das Mapping der Konten funktioniert sehr einfach. Auf der linken Seite befinden sich die Bilanzpositionen Aktiva und Passiva sowie die GuV-Positionen. Sobald Sie eine Position ausgewählt haben, können Sie auf der rechten Seite nach Konten suchen. Entweder über den Namen oder direkt über die Kontonummer. In unserem Beispiel ordnen wir das Konto einfach der Position „Guthaben bei Kreditinstituten“ zu. Mit einem Klick auf das Kästchen neben der Kontonummer ordnen wir das Konto der Position „Guthaben bei Kreditinstituten“ zu.

Sobald wir auf Speichern klicken, wird die Verknüpfung in die Struktur übernommen. Sie sehen dies unter dem jeweiligen Konto. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich, so dass eine Zuordnung manuell in wenigen Minuten durchgeführt werden kann. Sobald Sie alle Konten den richtigen Positionen zugeordnet haben, klicken Sie auf den Button „Struktur prüfen“. Sobald die folgende Meldung auf Ihrem Bildschirm erscheint, können Sie mit der Auswertung der Daten beginnen.